การประชุมทางธุรกิจไม่ได้ถูกมองว่าเป็นข้อบังคับของคู่ค้าทางธุรกิจเสมอไป เนื่องจากมีหลายสิ่งที่ต้องทำ เพื่อให้แน่ใจว่ามีคนที่เหมาะสมอยู่ด้วย จดหมายของการประชุมจะต้องเขียนในลักษณะโน้มน้าวใจ วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถโน้มน้าวพฤติกรรมและแผนการของผู้อื่นได้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
แจ้งผู้รับจดหมายว่าคุณได้อ่านคำขอของเขาแล้ว เทคนิคนี้เหมาะที่จะใช้หากผู้รับกำลังรอการตอบสนอง และสะดวกกว่าที่จะไขคำถามในการประชุมส่วนตัว ใช้โอกาสนี้โทรหาบุคคลนั้นและแจ้งให้ทราบว่าพวกเขาได้ส่งจดหมายพร้อมคำอธิบาย ในกรณีนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อความจะถูกอ่านอย่างละเอียด
ขั้นตอนที่ 2
แสดงความเข้าใจปัญหาที่จะแก้ไข อธิบายสองสามประโยคที่คุณแบ่งปันความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับความเกี่ยวข้องและความตรงต่อเวลาของคำถามที่ตั้งขึ้น
ขั้นตอนที่ 3
ระบุประโยชน์ของการเข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมีขึ้น หาเหตุผลอย่างน้อยห้าข้อว่าทำไมคนๆ นั้นถึงอยากจัดเวลาสำหรับงานนี้ เหตุผลเหล่านี้ควรกำหนดจากมุมมองของอีกฝ่าย ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญจะมาซึ่งจะเป็นผู้ให้คำแนะนำในทุกประเด็นโดยเฉพาะ แต่จะไม่มีโอกาสได้พบกับเขาอีกในอนาคตอันใกล้นี้ เรียงเหตุผลตามลำดับความสำคัญ
ขั้นตอนที่ 4
บอกเราเกี่ยวกับข้อโต้แย้งเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนข้อเสนอ ตอนนี้คุณสามารถระบุเหตุผลที่ไม่สำคัญสำหรับผู้รับ แต่จะส่งผลต่อพฤติกรรมของเขา ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการแผนกได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งจะให้ความสนใจอย่างแน่นอนหากมีคนไม่อยู่ เพื่อไม่ให้เสียชื่อเสียง ไม่ควรพลาดงานนี้
ขั้นตอนที่ 5
ระบุวิธีการตอบรับที่ง่ายและเข้าถึงได้ง่าย ผู้รับอาจมีคำถาม ข้อเสนอแนะ หรือคำชี้แจง ให้โอกาสเขาติดต่อกับบุคคลที่รับผิดชอบในทันที และไม่ค้นหาข้อมูลติดต่อ