กิจกรรมขององค์กรหรือองค์กรใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของนั้นเป็นไปไม่ได้หากไม่มีการจัดการเอกสารซึ่งอันที่จริงแล้วเป็นการยืนยันกิจกรรมนี้ การรวมการหมุนเวียนเอกสารเกิดขึ้นในช่วงทศวรรษที่ 79 ของศตวรรษที่ผ่านมา แต่มาตรฐานที่สร้างขึ้นในขณะนั้น มีการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมเล็กน้อย ยังคงใช้ได้จนถึงทุกวันนี้
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
ระบบการจัดการเอกสารแบบครบวงจรที่จำเป็นในการสนับสนุนกิจกรรมขององค์กรประกอบด้วยเอกสารสามประเภท:
- องค์กร;
- การบริหาร;
- ข้อมูลและการอ้างอิง
เอกสารประเภทหลังเป็นส่วนเสริมที่เกี่ยวข้องกับสองเอกสารแรกและไม่บังคับสำหรับการดำเนินการต่างจากเอกสารเหล่านี้ ประกอบด้วยข้อมูลบริการพิเศษที่จำเป็นทั้งสำหรับการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและเพื่อความเข้าใจที่ถูกต้องและการนำไปปฏิบัติ
ขั้นตอนที่ 2
เอกสารอ้างอิง ได้แก่ จดหมายข่าวธุรกิจ โทรเลขและข้อความทางโทรศัพท์ บริการ รายงานและบันทึกคำอธิบาย; สรุป รีวิว และรายงานข้อมูล การกระทำ เนื้อหาของเอกสารเหล่านี้สามารถนำมาพิจารณาหรือกระตุ้นให้ดำเนินการตามข้อมูลนี้เท่านั้น นี่เป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ โดยที่จะไม่สามารถจัดระเบียบกระบวนการผลิตใดๆ ได้
ขั้นตอนที่ 3
หากเราพูดถึงข้อมูลบางประเภทและเอกสารอ้างอิง ส่วนใหญ่มักจะเป็นจดหมายข้อมูล ซึ่งผู้เขียนได้นำเสนอข้อเท็จจริง ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า กิจกรรมหรือกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นแก่ผู้ตอบ พวกเขาสามารถเป็นได้ทั้งเชิงรุกและที่เขียนในรูปแบบของรายงานเกี่ยวกับการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายจากองค์กรหลักที่มีระดับการจัดการสูงสุด จดหมายขายที่กระตุ้นตนเองยังอ้างถึงข้อมูลและเอกสารอ้างอิง
ขั้นตอนที่ 4
สรุป ภาพรวม หรือบันทึกย่อข้อมูล - เอกสารที่มีคำอธิบายของข้อเท็จจริง สิ่งของ หรือเหตุการณ์ประเภทเดียวกัน ซึ่งอาจมีการสรุปโดยย่อ แต่ข้อกำหนดนี้ไม่บังคับ ใบรับรองสามัญสามารถจัดทำตามคำขอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือบุคคลธรรมดาและใช้เป็นเอกสารยืนยันข้อเท็จจริงใด ๆ เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน องค์ประกอบของครอบครัว สถานที่ทำงานหรือการศึกษา เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 5
บันทึกบริการมักจะใช้เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกที่ไม่ขึ้นอยู่กับการผลิตโดยตรง รายงานจะถูกเขียนถึงผู้บังคับบัญชาทันทีเพื่อแจ้งข้อเท็จจริงที่เขาต้องรู้ในการปฏิบัติหน้าที่ คำชี้แจงใช้ในกรณีที่ละเมิดวินัยแรงงานซึ่งเขียนขึ้นโดยผู้ฝ่าฝืนเองเพื่ออธิบายการกระทำของพวกเขา การกระทำที่ยืนยันข้อเท็จจริงเฉพาะจะถูกรวบรวมและลงนามโดยผู้เข้าร่วมอย่างน้อย 3 คนในการตรวจสอบหรือการดำเนินการ