จดหมายยกเว้นเป็นเอกสารราชการซึ่งค่อนข้างยากที่จะจัดทำขึ้นหากไม่มีความรู้ทางกฎหมายเป็นพิเศษ นอกจากนี้ คุณต้องมีความรู้พื้นฐานอย่างน้อยเกี่ยวกับจริยธรรมทางธุรกิจและการทำงานในสำนักงาน งานหลักที่นี่คือการกำหนดเหตุผลในการปฏิเสธและเหตุผลที่คุณจะให้เหตุผลอย่างชัดเจน ตามกฎแล้ว การโต้แย้งควรเรียงลำดับจากน้อยไปมาก: จากที่มีพลังน้อยกว่าไปจนถึงได้เปรียบมากกว่า
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
เลือกกลยุทธ์ในการเขียนจดหมายของคุณ สไตล์ทั้งหมดจะขึ้นอยู่กับมัน เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงความสุดโต่งในที่นี้ - เป็นการแก้ตัวหรือก้าวร้าวเกินไป เนื่องจากตัวเลือกทั้งสองนี้มักจะไม่ประสบความสำเร็จ ปฏิกิริยามาตรฐานต่อพวกเขาคือไม่เต็มใจที่จะสื่อสารกับผู้ส่งจดหมายต่อไป การใช้ประโยคที่ยาวเกินไปและคำศัพท์ที่ใช้พูดน้อยลงก็ถือว่าไม่เหมาะสมตามสไตล์เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 2
ในตอนต้นของจดหมาย จะดีกว่าที่จะไม่ระบุสาเหตุของการปฏิเสธและอย่าเริ่มต้นด้วยคำขอโทษ ในทางตรงกันข้าม อาจเป็นกลยุทธ์ที่ทำกำไรได้เพื่อระบุเอกสารเชิงบรรทัดฐานที่จุดเริ่มต้นของจดหมายซึ่งคุณตั้งใจจะกำหนดข้อยกเว้น
ขั้นตอนที่ 3
ต้องใช้เหตุผลในจดหมายอย่างรอบคอบเป็นพิเศษ ถือเป็นส่วนสำคัญของข้อมูล ให้การโต้แย้งที่แท้จริงเท่านั้น และสิ่งเดียวกันสามารถทำซ้ำได้หลายครั้งด้วยคำพูดที่ต่างกัน ไม่แนะนำให้ใช้คำศัพท์เชิงประเมินเนื่องจากจะทำให้เกิดอคติ
ขั้นตอนที่ 4
โปรดระบุคำพูดหรือข้อความที่ตัดตอนมาจากเอกสารราชการที่คุณได้นำมาใช้ ซึ่งจะทำให้ข้อจำกัดความรับผิดชอบของคุณดูสมเหตุสมผลและรอบคอบ ในฐานะที่เป็นเอกสารทางการ คุณสามารถได้รับคำแนะนำจากการดำเนินการทางกฎหมายหรือเอกสารทางกฎหมายอื่นๆ เช่น ประมวลกฎหมายแรงงาน, GOST, ข้อบังคับทางเทคนิค ฯลฯ ตลอดจนระเบียบข้อบังคับภายในของบริษัท
ขั้นตอนที่ 5
ให้หลักฐานสำหรับข้อเท็จจริงทั้งหมดที่คุณระบุไว้ หากคุณต้องการเขียนบางสิ่งที่เป็นกลาง คุณสามารถใช้อุปมาอุปมัย นิพจน์ที่ปิดบัง หรือคำใบ้ได้
ขั้นตอนที่ 6
ทำหนังสือสละสิทธิ์ในแบบฟอร์มและรับรองด้วยลายเซ็นของผู้อำนวยการองค์กรและแผนกที่เกี่ยวข้อง