แฟกซ์ที่ทำเครื่องหมายด่วน - ส่งให้เจ้านายเร็วขึ้นอีเมลที่กรอกในกล่องจะถูกถอดประกอบกองจดหมายและพัสดุสองสามชิ้นที่บุรุษไปรษณีย์นำมาต้อง "กระจาย" อย่างเร่งด่วนทั่วแผนกและพนักงาน เขียนใบสมัครวันหยุด ที่นี่คุณมีทั้งโฆษณาและเอกสารทางบัญชีที่สำคัญ งานเลขายาก! มันคุ้มค่าที่จะสูญเสีย "กระดาษ" หนึ่งแผ่นเนื่องจากปรากฎว่าชะตากรรมขององค์กรและอาชีพของคุณขึ้นอยู่กับมัน หากต้องการค้นหาเอกสารนี้หรือเอกสารนั้นได้เสมอ คุณต้องลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบอย่างถูกต้อง
จำเป็น
- การลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบขาเข้า
- บันทึกจดหมายขาออก,
- สมุดโน๊ต 96 แผ่น,
- แบบฟอร์มองค์กร
- โฟลเดอร์
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
คุณต้องลงทะเบียนจดหมายขาเข้าและขาออกทั้งหมด นอกจากนี้ ในวันที่ได้รับหรือจัดส่ง จดหมายโต้ตอบทุกประเภทขึ้นอยู่กับการลงทะเบียน: รายการไปรษณีย์, อีเมล, แฟกซ์, ส่งถึงมือของข้อความโดยตรง อีเมลสำคัญ (ขาเข้าและขาออก) ควรพิมพ์และบันทึกในลักษณะเดียวกับการโต้ตอบประเภทอื่น นอกจากนี้ จำเป็นต้องลงทะเบียนการติดต่อภายใน: บันทึกช่วยจำ บันทึกบริการ บันทึกคำอธิบาย คำชี้แจง การร้องเรียน
ขั้นตอนที่ 2
ในการลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบ ให้เก็บบันทึกการลงทะเบียนพิเศษไว้ คุณสามารถสร้างวารสารทั่วไปของจดหมายขาเข้าและขาออก หรือแยกประเภทเพิ่มเติมตามประเภท ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของจดหมายโต้ตอบแต่ละประเภท เช่น ทำบันทึกประจำวันเพื่อบันทึกอีเมลขาเข้าและขาออก โดยไม่คำนึงถึงปริมาณของการติดต่อ การสร้างสมุดรายวันแยกต่างหากสำหรับการลงทะเบียนแฟกซ์ขาเข้าและขาออกจะสะดวก
ขั้นตอนที่ 3
หากคุณไม่มีวารสารพิเศษเกี่ยวกับการลงทะเบียนทางจดหมาย พิมพ์ในโรงพิมพ์ ให้นำสมุดบันทึกธรรมดาๆ มากางออก ในบันทึกของจดหมายขาเข้า ให้ระบุหมายเลขข้อความ วันที่รับ และประเภทของการติดต่อ หากคุณมีบันทึกทั่วไปสำหรับข้อความทุกประเภท ตั้งแต่อิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงโทรสาร ในคอลัมน์ที่แยกจากกัน ให้อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย ในคอลัมน์ถัดไป ให้เขียนมติของหัวหน้าและชื่อบุคคลที่ส่งจดหมายให้ดำเนินการ ในทางปฏิบัติ หากปัญหาถูกควบคุมโดยบุคคลใดบุคคลหนึ่ง จดหมายจำนวนมากไม่ถึงผู้จัดการ แต่จะถูกส่งไปยังนักแสดงทันที ดังนั้นคุณไม่ควรทำให้คอลัมน์นี้มีขนาดใหญ่ ขอแนะนำให้ออกจากสถานที่สำหรับลายเซ็นภายใต้นามสกุลของนักแสดงหรือถัดจากนั้นแสดงว่าเขาได้รับเอกสารแล้ว หากหัวหน้าสั่งให้เลขานุการควบคุม "การดำเนินการ" ของเอกสาร จากนั้นในคอลัมน์แยกต่างหาก โน้ตเกี่ยวกับการควบคุมจะถูกใส่ด้วยหมึกสีแดง (ตัวอักษร "K" หรือคำว่า "การควบคุม") หลังจากดำเนินการตามคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้เสร็จแล้ว ให้ทำเครื่องหมายในการดำเนินการ เช่นเดียวกับการโอนจดหมาย "ไปยังกรณี" (ระบุหมายเลขกรณีและวันที่สร้าง)
ขั้นตอนที่ 4
การลงทะเบียนการติดต่อยังจำเป็นสำหรับข้อความขาออกทั้งหมด ในบันทึกของจดหมายขาออก มีคอลัมน์น้อยกว่าในบันทึกของจดหมายขาเข้า เช่นเดียวกับในการลงทะเบียนจดหมายขาเข้า ให้สร้างคอลัมน์ที่มีหมายเลขซีเรียลของจดหมายในการลงทะเบียนของจดหมายขาออก คอลัมน์ที่มีวันที่ เฉพาะการส่ง ด้วยประเภทของการติดต่อที่ส่ง (ถ้าจำเป็น) พร้อมสรุปข้อความ นามสกุลของผู้จัดทำเอกสาร (จดหมาย) ตลอดจนคอลัมน์ที่มีหมายเลขคดีซึ่งสำเนาข้อความถูกจัดเก็บไว้
ขั้นตอนที่ 5
ในลักษณะพิเศษ คุณควรลงทะเบียนจดหมายโต้ตอบที่คุณส่งทางไปรษณีย์ การลงทะเบียนจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์จะดำเนินการบนหัวจดหมายขององค์กร ทางที่ดีควรส่งไม่เกินครั้งละ 7-10 ฉบับด้วยมือหรือบนคอมพิวเตอร์ในแบบฟอร์มเขียนวันที่ส่งด้านล่างสำหรับแต่ละจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์ระบุหมายเลขซีเรียลของบันทึกชื่อขององค์กรที่ตั้ง (คุณสามารถระบุได้เฉพาะเมืองหรือ ภูมิภาค). เว้นที่ว่างด้านขวาไว้บ้าง ที่นี่หลังจากได้รับเช็คทางไปรษณีย์แล้ว คุณต้องป้อนหมายเลขทางไปรษณีย์ (โดยปกติคือ 6-8 หลัก) ใต้ชื่อองค์กรสำหรับการจัดส่งแต่ละรายการ ให้เขียนหมายเลขและวันที่ของเอกสารที่จะส่ง หรือรายละเอียดอื่นๆ ที่อนุญาตให้ระบุได้ ที่ทำการไปรษณีย์ รายการนี้ได้รับการรับรองจากตราไปรษณียากร คุณสามารถจัดไฟล์ในโฟลเดอร์แยกต่างหากหรือในโฟลเดอร์ที่จัดเก็บข้อความขาออกไว้
ขั้นตอนที่ 6
ต้องใช้สมุดรายวันแยกต่างหากเพื่อบันทึกการติดต่อภายในแต่ละประเภท ในแต่ละวารสาร ให้ระบุหมายเลขของเอกสาร วันที่ของเอกสาร นามสกุลของผู้สร้างสรรค์ บทสรุป ความละเอียดของหัวหน้า นามสกุลของผู้ดำเนินการ เครื่องหมายควบคุม ตลอดจนจำนวนคดี