มีหลายกรณีที่ตามคำขอขององค์กรบุคคลที่สาม พนักงานปัจจุบันหรืออดีตขององค์กรและพลเมืองอื่น ๆ จำเป็นต้องดึงข้อมูลจากเอกสารหลักที่มีไว้สำหรับใช้ภายในและมีข้อมูลที่เป็นความลับ มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับการเตรียมเอกสารดังกล่าว
คำแนะนำ
ขั้นตอนที่ 1
นำต้นฉบับของเอกสารต้นฉบับและเลือกชิ้นส่วนที่จะคัดลอกและโอนไปยังคำสั่ง การอ้างอิงที่ถูกต้องเป็นข้อกำหนดหลักในการร่างสารสกัด ไม่มีแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับเอกสารดังกล่าว ให้ปฏิบัติตามกฎทั่วไปของงานสำนักงานที่ควบคุมการดำเนินการเอกสารทางธุรกิจ สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือเนื้อหาของสารสกัด ซึ่งควรประกอบด้วยกลุ่มของข้อมูลที่จำเป็น
ขั้นตอนที่ 2
ในการเริ่มต้น ให้วางชื่อเอกสารไว้ที่กึ่งกลางด้านบนของแผ่นงาน โดยย่อหัวข้อ สาระสำคัญของเอกสาร จากนั้น เลือกและคัดลอกส่วนของเอกสารหลักซึ่งมีรายละเอียดเบื้องต้น (ชื่อบริษัท), วันที่และสถานที่จัดงาน, จำนวนผู้เข้าร่วม ฯลฯ) กรอกข้อมูลโดยใส่ข้อความที่เกี่ยวข้องกับคำถามที่ถามโดยตรง (รายการจากวาระการประชุม ฯลฯ) โดยระบุหมายเลขซีเรียลตาม ต่อบทบัญญัติในเอกสารต้นฉบับ
ขั้นตอนที่ 3
ตอนนี้ ให้ค้นหาและคัดลอกข้อความที่อธิบายแนวทางของการอภิปรายปัญหานี้ (ถ้ามี) และการตัดสินใจในประเด็นนั้น ใส่ใบเสนอราคาในคำสั่ง อย่าลืมใส่หมายเลขจากเอกสารหลักที่นั่น วางชื่อ ชื่อย่อ และตำแหน่งของผู้รับผิดชอบที่ลงนามในต้นฉบับที่นี่
ขั้นตอนที่ 4
ตรวจสอบสารสกัดสำเร็จรูปจากบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้ดำเนินการดังกล่าว ส่วนใหญ่มักจะเป็นเลขานุการขององค์กรหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล ที่นี่สารสกัดจะถูกตรวจสอบกับเอกสารต้นฉบับสำหรับการจับคู่แบบตรงทั้งหมด โดยสรุปข้อความต้องมีคำว่า "จริง" ต้องเขียนลายเซ็น (พร้อมการถอดรหัสในวงเล็บ) ของผู้รับผิดชอบตำแหน่งวันที่และเวลาที่รับรองเอกสารจะต้องระบุ